Informe sobre la gestión administrativa
de la Junta de Condominio 2010 al 2012.
La Junta de
Condominio actual al recibir observó una serie de deficiencias que presenta
nuestras Residencias por la gestión de la Junta de Condominio 2010-2011, 2011-2012,
donde miembros principales y Gerente Ejecutiva eran los mismos. Durante el
2010-2012, se decidió ejecutar proyectos, obras y trabajos por “autogestión” de
manera unilateral y sin ningún tipo de consulta o presentación de un plan de
viabilidad económica lo que generó una
situación que podríamos resumir en cuatro aspectos que afectan al Condominio:
1.
Incumplimiento de leyes, normas,
ordenanzas y códigos profesionales.
2.
Autogestión sin planificación,
documentación y control.
3.
Contradicciones y distorsión de la información
económica y evasión fiscal.
4.
Perdida de recursos materiales y
económicos.
A
continuación los hechos, elementos y fuentes que respaldan la información:
1.
La Junta del 2010 al 2012 iniciaron, sin
un plan de viabilidad económico, 33 obras o trabajos de los cuales
se terminaron 5. Dejando 7 grandes obras o trabajos inconclusos (Sistema de
iluminación externo, sistema de riego, oficina y deposito, cambio de lámparas
internas, sistema de distribución eléctrico trifásico, escalera elevada y cerca
perimetral) 21 están a medias o con poco avance. 10 obras requerían consulta al
ser nuevas o ampliaciones. Fuente: Informe anual de
gestión financiera 2011, Informe de gestión 2011-2012, documentos, facturas y
evidencias físicas.
2.
Sin consultar a los copropietarios se
gastó más de Bs.1.300.000 (un apartamento en el 2010) en obras o
conceptos. Hoy esas obras o conceptos representarían más de Bs.4.400.000. Fuente: LPH, Documento de Condominio,
recibos, documentación, facturas y cuadros
analíticos año 2010, 2011 y 2012.
3.
Contrataron a una copropietaria,
Contadora Pública y ex Tesorera como Gerente Ejecutiva para: administrar los recursos, controlar planes de trabajo, enlace con la Administradora, responsable de las cobranzas y coordinar las reuniones de la Junta.
Sin un contrato y vulnerando el Código de Ética de Contador Público. Fuente Informe anual de gestión financiera 2011, Informe de gestión
2011-2012, documentación, facturas, recibos, código de ética.
4.
La evasión del IVA pasó de un 5% anual
al 48% con la nueva gerencia. Fuente: Documentación,
facturas, cotizaciones, registro del SENIAT, Información de A. Integral, presupuestos
y cuadros analíticos.
5.
Dos miembros de la Junta junto con la
Gerente Ejecutiva en 16 reuniones aprobar obras o conceptos, como se evidencia en el libro
de Actas. Incumpliendo los Art. 5.3, 5.4 y 5.5. Documento de Condominio (DC). Fuente: Acta
día 06/04/11, 13/04/11, 27/04/11, 04/05/11, 10/05/11, 18/05/11, 25/05/11,
01/06/11, 08/06/11, 15/06/11, 29/06/11, 06/07/11, 20/07/11, 27/07/11, 03/08/11,
31/08/11. (16 Actas o reuniones).
6.
Dos copropietarios (Presidente y
Vicepresidente) aprobaron las obras de: oficina, depósito, cuarto de control, cuarto de herramientas, riego,
techos de entrada que luego representarían un gasto superior a los Bs.480.000, Incluyendo la afectación de pared
maestra para construir “puerta de acceso”
para la oficina, eliminación de extractor y ductos del
sótano 2 (tenemos que gastar para restablecerlo Bs. 250.000). Incumpliendo con LPH, Documento de Condominio (DC),
Normas COVENIN y Ordenanzas de los Bomberos.Fuente: Ver facebook de Alto Convento. Acta 06/07/11,
LPH, Documento de Condominio, Norma COVENIN 644-78.
7.
Por ocho meses no se efectuaron
reuniones o se redactaron Actas de Junta, siguieron los gastos y
obras. Incumplimiento
Art. 5.3 (DC). Fuente: Libro
de Actas folio 165 al 168 del 11 de septiembre 2011 al 30 de mayo 2012, Documento de Condominio, recibos y
documentos.
8.
Se pagaron obras o trabajos no
realizados. Fuente: Presupuesto solicitado a Cercas América Nº 3280
y 3280A, orden de pago a Integral
02/02/12, circular enviada a la comunidad el 06/03/12, Presupuesto Nº 12 del 15/05/12 de Clemente Mendoza por Bs. 32.420,
orden de pago a Integral 03/07/12 por Bs.32.420, Informe de gestión 2011-2012
colocando cerca como Inversión con avance del 10%, fotos de la cerca, Acta del
05/11/12 autorizando por 3 miembros el pago de 10 facturas por más de Bs.
68.000 a un proveedor. El 16/05/12 factura 0149 por una jaula para sistema de
riego por Bs. 2.000. Presupuesto Nº 007 del 15/02/12 pagado a Clemente Mendoza
por la colocación de piezas de los baños de la oficina Bs. 5.500.
9.
Las obras inconsultas e inconclusas
representan más de Bs.800.000. Hoy representarían más de
Bs.2.800.000 (La inicial de un apartamento) Para su terminación o demolición
necesitamos una cifra similar. Respaldo: Documentos, facturas, recibos, presupuestos, cuadros analíticos
y evidencias físicas.
10.
Existen contradicciones entre los
informes presentados, minutas, cartas, avance de obras, inventario
y recursos empleados. Se pagó por el mismo concepto dos veces. Pagos
por cotizaciones y sin facturas.
Fuente: Informe
anual de gestión financiera enero-diciembre 2011 punto 4. Gastos de
Inversiones. Red de distribución eléctrica Bs. 114.038, iluminación periférica
Bs. 110.404, riego automatizado Bs. 96.886. No aparece oficina como concepto.
Informe de gestión 2011-2012 enero 2011-abril2012 del 16/05/12, Distribución de
costos de los trabajos realizados: iluminación periférica avance 80%, fecha de
terminación: 25/07/12. Bs. 108.560 (Bajo de diciembre a mayo en Bs.1.844), Potencia
eléctrica avance 50%, fecha de culminación: 30/07/12 Bs. 35.000 (Bajo de
diciembre a mayo en Bs. 79.038) aparece oficina con avance de 85%, fecha de
terminación: 20/07/11 por Bs. 96.655.
Pago
doble:El 09/06/11 se solicita a Hidromateriales la cotización Nº 81909 por
Bs.7.044, el 10/07/11 se emite una orden de pago a Integral por Bs.7.044,
Integral elabora minuta Nº 9786 por Bs.7.044, el 14/06/11 Hidromateriales
elabora la factura Nº 916199 por Bs.7.044 por los mismos conceptos, el 15/07/11
se da orden de pago a Integral por la factura 916199 por Bs.7.044, el 16/07/11
se ordena de pago a Integral por Bs. 18.545 por compras a EPEX C.A. , empresa
relacionada a Hidromateriales. Integral emite minuta Nº 9967 por Bs.25.589
(7.044 + 18.545), en el recibo de julio 2011 en la pre facturación se ordena
dividir estas dos minutas (9786 y 9967) en tres cuotas 7.044 + 25.589 = 32.633/3 para reflejar en el
recibo Bs.10.877, se pagó Bs.7.044 conscientemente hasta septiembre 2011.
Pago por cotización e información incorrecta: El 31/08/11 se solicita cotizaciones 812880 y 812881 a Hidromateriales
que suman Bs.34.686. El 02/09/11 se da una orden de pago a Integral por
Bs.34.686 que indica: “con la finalidad de
concluir el proyecto de sistema de riego automático”. El 07/11/11 la
Gerente recibe el cheque, gran cantidad de materiales no aparecen y no se
entregó la factura pero se evidencia que algún material llegó por inventario,
en el Informe anual de gestión financiera del 2011 del 21 de diciembre 2011, se
indica que el sistema de riego automático tiene un avance del 80%, el Informe de gestión 2011-2012
del 16/05/12 el sistema de riego tiene un avance del 70%. En 02/09/11 estaba para
concluir, el 21/12/11 avance del 80%,
el 16/05/12 avance del 70%, hoy
estamos regando con la manguera de contra incendios y la obra a menos del 50% y sin gran parte de las piezas compradas. Fuente:
inventario, facturas, minutas.
11.
Existen 63 pagos sin soportes o
respaldados por cotizaciones o presupuestos, recibos o facturas que
no cumplen los requisitos legales del SENIAT por más de Bs. 467.000 y evasión
de Impuesto sobre la renta. Fuente: Todas las facturas de
Metalúrgica Reyes Fuentes,
elaboración interna, las facturas de Clemente Mendoza, recibos de Margarita Acuña por Honorarios
Profesionales sin retención de impuesto y otros facturas.
12.
Desconocemos la ubicación de más de
186 herramientas, equipos o materiales alta calidad, que suman más
de Bs.178.000. Se ubicaron 14 facturas de compras de conceptos desconocidos y
sin explicación. De febrero 2011 a mayo 2012 se compraron 3.2 km. de tubos (32
canchas de futbol) Se
eliminaron o desaparecieron elementos operativos como:
postes, lámparas, tuberías, bancos, llaves de paso, aspersores, mangueras, extintor,
ductos y extractor. Fuente: inventario entregado Junta
2011-2012 y evidencias físicas. Facturas de la empresa EPEX y SOMERINCA
empresas relacionadas con Hidromateriales.
13. En tres oportunidades se solicito y no fueron entregados la documentación
de las obras o proyectos por parte de la Junta 2012-2013 a la Junta
2011-2012. Fuente: Correspondencia enviadas 17 y 31/01/2013, reunión del 06/02/13.
14.
Obras o trabajos importantes no se le otorgó ninguna
importancia como el tanque hidroneumático de la Torre Norte,
modernización de ascensores, mejoras a la piscina, intercomunicadores y
controles de acceso. Fuente: recibos, documentos, evidencias físicas a la vista.
Nos cuesta
entender como copropietarios toman decisiones que involucran el bolsillo y la
inversión de otros sin informar y consultar. Existen documentos, actas, minutas, facturas
y análisis de todos los datos suministrados, los más relevantes los presentaremos
en la Asamblea. Lo más importante es sacar aprendizaje de esta experiencia,
identificar responsabilidades y garantizar que no vuelva a ocurrir.
Junta de
Condominio 2014-2015
Caracas, 02 de junio del 2014
Definiciones:
Anteproyecto: es la fase del trabajo en la que se exponen los
aspectos fundamentales de las características generales de la obra al objeto de
proporcionar una primera imagen global de la misma, establecer un avance de
presupuesto y tomar una decisión.
Proyecto: es el conjunto de documentos (planos, memoria,
etc.) mediante los cuales se define el diseño de una obra de construcción antes de ser
realizada. Es el documento base sobre el que se desarrolla el trabajo de los arquitectos, ingenieros y proyectistas de distintas especialidades.
Obra
de construcción: es el conjunto de
tareas y recursos que permite la elaboración o remodelación de una estructura o edificación y requiere previamente un proyecto.
Trabajos y obras de la Junta de Condominio 2010-2012 Residencias Alto Convento.
La fuente de información procede de: Informe Anual de Gestión
Financiera enero-diciembre 2011 del 21 de diciembre del 2011, El Informe de
Gestión 2011-2012 para Asamblea del 16 de mayo del 2012, facturas, documentos,
presupuestos, cotizaciones, minutas, actas, inventarios, cuadros analíticos y
evidencias físicas.
1. Sistema de
distribución eléctrico trifásico primario. El Informe de mayo 2012 indica: “50%
completado, fecha de terminación: 30 de julio del 2012”. De los 4 cajetines 1
tiene conexiones y cables los demás están vacías esto representaría un 25 a 30%. Requería consulta
2.
Sistema de iluminación periférica del conjunto (áreas
comunes). El Informe de mayo 2012
indica: “80% completado, fecha de
terminación: 25 de julio del 2012”. Requería
consulta. La
Junta 2012-2013 compró las lámparas e instalo el sistema en un 50%.
3.
Sistema automático de riego. El Informe de diciembre 2011 indica “un avance del 80%”, cinco meses después en el Informe
de gestión en mayo 2012 indica: “70%
completado, fecha de terminación: 25 de julio del 2012”. Falta 50% y cantidades de conceptos comprados
han desaparecido.
4. Reparación
de piscina. El Informe de diciembre 2011 indica algo grave: …“la piscina presenta
un hundimiento de un lado y fuga de agua, ya se puede ver que ha cedido unos 12
cm. De las bombas de la piscina, solo funciona una y el calentador esta
desarmado. El cuarto de bombas esta agrietado, el cableado eléctrico está en
muy malas condiciones”… Se desperdició 20.000 litros de agua a la semana
durante 11 meses sin solución y la Junta siguiente resolvió en tres semanas y
la piscina está operativa. En el informe de gestión de mayo 2012 no es tomado
en consideración este trabajo y su
avance es de 0% sin fecha de
terminación.
5. Sistema de
calefacción de la piscina. Sin
comentarios y ver información anterior de la piscina.
6. Sistema de
cámaras. El Informe de mayo 2012
indica: “Se adquirió una computadora laptop que será utilizada para recoger
datos… cuando se instale el sistema de cámaras” “cámaras e intercomunicadores
(tubería ya instalada)”. Solo existe la laptop que empleaba la Gerente
Ejecutiva para su gestión diaria, desconocemos de las tuberías y planos. En el informe de gestión mayo 2012 no
aparece ningún dato. Podríamos decir que estamos en 0% de avance. Requería consulta
7. Sistema de
intercomunicadores. Sin comentarios y
ver información anterior de las cámaras. La Junta siguiente resolvió en un 80% el problema, sin necesidad de
grandes cambios o tuberías nuevas.
8. Aceras
frente al túnel. Obra terminado. Desconocemos su propósito real o necesidad.
9. Muro de
contención en área de las barras. Obra
terminado. Requería consulta La Junta siguiente debió retomar los jardines por el estado de los
mismos en esta área.
10. Nuevas cajas
de FXB. El Informe de diciembre 2011 indica: “cuatro empleados de la CANTV
instalaron el cable necesario para hacer el cambio de pares a la nueva caja”. Podemos observar que estamos empleando la
caja vieja y la nueva desconocemos en que porcentaje. En el Informe de mayo
2012 no aparece información, ni avance. Requería
consulta
11. Cambio de
lámparas de pasillos. Trabajo
terminado. Buena calidad y trabajo.
12. Cambio de
lámparas de los estacionamientos. El Informe de diciembre 2011 indica:
“Hemos cambiado el 65% de las lámparas
obsoletas y dañadas de los estacionamientos” En el informe de mayo 2012 no se
indica nada de este trabajo. Los sótanos tienen 138 lámparas de las cuales el
80 son viejas y 58 son nuevas, algunas ya dañadas. El porcentaje de lámparas cambiadas
es 42%.
13. Reconstrucción
de la oficina. El Informe de diciembre 2011 indica: “La oficina administrativa tiene
un avance del 80%. Sólo falta
instalar la cerámica y las lámparas (compradas)” El informe de mayo 2012 indica un estado de 85% completada, fecha de culminación: 20 de julio del 2012. La
oficina está abandonada. Se requiere un gastó superior a Bs. 300.000.
14. Apertura de puerta de acceso oficina hacia el sótano 2. El Informe diciembre 2011 indica: “Era necesario abrir
una nueva puerta de acceso por
seguridad ya que la oficina sólo contaba con una entrada y salida…” Para
construir esta “puerta de acceso” desmontaron el sistema de ventilación (ductos
y extractor) del sótano 2, tumbaron 2,40 m2 de la pared maestra o estructura
(ver facebook de Alto Convento). Contradiciendo Ley de Propiedad Horizontal,
Documento Condominio, Normas COVENIN y Ordenanzas Municipales. Requería consulta
15. Reconstrucción
de depósito general. Ver información punto 13 Oficina. Se empleaba la sala de reuniones del sótano 1
de la torre Sur como depósito y área de trabajo. Se requiere un gasto de Bs.60.000.
16. Ampliación
de aceras, jardineras y escalera de acceso a oficina. . El Informe diciembre 2011 indica, “…además de facilitar el acceso de propietarios y proveedores que se dirigían a la oficina.”
Se construyo aceras, jardineras y escaleras, también una “puerta de acceso” por
el sótano 2. Requería consulta.
17. Retirar los
tableros y breakers de las conserjerías. El Informe diciembre 2011,
trabajos para realizar el próximo año en el punto 20, se indica que estaba
comprado el breaker principal y cajas. El
informe de mayo 2012 no aparece ninguna información, desconocemos la ubicación
del breaker principal y de las cajas, como el avance de este proyecto y cuanto
se gastó. Falta proyecto.
18. Cambios de
tuberías de tanques de las dos torres. El Informe diciembre 2011. Trabajos para
realizar el próximo año, en el punto 22. Se efectuó una reparación en el tanque
de la torre Norte, tenemos en los dos tanques botes y no se han cambiado las
tuberías.
19. Sustitución
del tanque de la torre Norte. El
Informe diciembre 2011. Trabajos para realizar el próximo año, en el punto 22,
se indica: “sustituir el tanque de la torre norte” Esta en las mismas
condiciones del 2009 o peor.
20. Arreglo
general de la caseta de vigilancia. El Informe diciembre 2011. Trabajos para
realizar el próximo año, en el punto 5, se indica:”Arreglo general de la caseta
de vigilancia”. Se efectuaron algunos trabajos siempre con los mismos
proveedores. La Junta actual impermeabilizo y colocó cerámica al techo.
21. Forrar
terreno con tela de gallinero para evitar erosión. El Informe diciembre 2011, se avanzó en algunos
lugares
22. Sistema de
comunicación con radios profesionales de largo alcance. Comprados. El Informe diciembre 2011, se indica:”estos
radios tienen un alcance que va desde Los Teques hasta el CC Buenaventura en
Guatire por lo que podemos estar comunicados aún fuera de las residencias” Se
gastó más de Bs. 32.000.
23. Sistema de
lámparas de emergencia nuevo. El Informe diciembre 2011, se indica:”Instalar
lámparas de emergencia (están pedidas al proveedor)” No se instalaron se
compraron 30 lámparas se entregaron 25 lámparas a la Junta siguiente.
24. Instalación
de lámparas de hall de entrada. El Informe diciembre 2011, se indica como
punto 18. Se compraron lámparas
sobredimensionadas y no se instalaron. Seguimos con las mismas de toda la vida.
25. Problema de
filtración de azoteas. El Informe diciembre 2011, se indica:
“Problemas de las azoteas por instalación de aires acondicionado, acumulación
de basura (tubos, latas de pintura, chatarras, cables)” La
Junta 2012- 2013 impermeabilizo las azoteas.
26. Eliminación
de parrillera e instalación de nueva.
El Informe diciembre 2011, se indica como punto 27 “La parrillera está en muy
mal estado y a punto de caerse… evaluar otro lugar para una nueva parrillera”.
La
parrillera no presenta grietas y no se ha caído, desaparecieron los implementos, rejilla,
bandeja y tuberías.
27. Sistema de
cierre de puertas principales. El Informe diciembre 2011, se indica:
“una vez instalada le haremos llegar a cada propietario su respectiva llave”.
Desconocemos el avance de este trabajo.
28. Colector de
aguas pluviales. . En Informe de
gestión mayo 2012, se indica que están terminados. La
Junta siguiente tuvo que arreglar este trabajo con el de la piscina.
29. Cerca
perimetral de seguridad con calle Rep. Dominicana. El Informe de gestión mayo 2012, indica: “10% en proceso
de construcción, fecha de terminación 31/05/2012”. Cambiaron a un muro
encofrado de 19,20 m., no existe cerca ni muro. Se pagó más de Bs. 73.000. La
Junta siguiente reforzó cerca de la calle Bs.25.400.
30. Muro encofrado y vaciado 19,20m.x 1,80m. Se le pagó a Clemente Mendoza la fabricación y no se ejecuto la obra. Ver
punto anterior de la cerca perimetral. Requería
consulta
31. Cuarto de
control para sistema de seguridad y cuarto anexo para almacenamiento de
herramientas. En Informe de gestión
mayo 2012, junto con la oficina se indica que estos cuartos están en un “85%
completado con fecha de terminación 20/07/2012”. Están en igual estado que la
oficina y depósito.
32. Escalera
elevada. No aparece en ningún informe
o Acta de reunión de Junta de Condominio. Profesionales del área indican que
tiene fallas de diseño y construcción, recomiendan su demolición. Requería consulta
33. Jaula para
sistemas de bombas para riego. Pagada
a Metalúrgica Reyes Fuentes y no está terminada. Requería
consulta
