Informe sobre la gestión administrativa
de la Junta de Condominio 2010 al 2012.
La
Junta de Condominio actual al recibir observó una serie de deficiencias que
presenta nuestras Residencias por la gestión de la Junta de Condominio
2010-2011, 2011-2012, donde miembros principales y Gerente Ejecutiva eran los
mismos. Durante el 2010-2012, se decidió ejecutar proyectos, obras y trabajos
por “autogestión” de manera unilateral y sin ningún tipo de consulta o
presentación de un plan de viabilidad económica lo que generó una situación que podríamos
resumir en cuatro aspectos que afectan al Condominio:
1.
Incumplimiento de leyes,
normas, ordenanzas y códigos profesionales.
2.
Autogestión sin
planificación, documentación y control.
3.
Contradicciones y distorsión
de la información económica y evasión fiscal.
4.
Perdida de recursos
materiales y económicos.
A
continuación los hechos, elementos y fuentes que respaldan la información:
1.
La Junta del 2010 al 2012
iniciaron, sin un plan de viabilidad económico, 33 obras o trabajos de los cuales se terminaron 5. Dejando 7 grandes obras o trabajos
inconclusos (Sistema de iluminación externo, sistema de riego, oficina y
deposito, cambio de lámparas internas, sistema de distribución eléctrico
trifásico, escalera elevada y cerca perimetral) 21 están a medias o con poco
avance. 10 obras requerían consulta al ser nuevas o ampliaciones.
Fuente: Informe anual de gestión financiera 2011, Informe de
gestión 2011-2012, documentos, facturas y evidencias físicas.
2.
Sin consultar a los
copropietarios se gastó más de Bs.1.300.000 (un apartamento en el 2010) en
obras o conceptos. Hoy esas obras o conceptos
representarían más de Bs.4.400.000. Fuente: LPH, Documento de Condominio,
recibos, documentación, facturas y cuadros
analíticos año 2010, 2011 y 2012.
3.
Contrataron a una
copropietaria, Contadora Pública y ex Tesorera como Gerente Ejecutiva para: administrar los recursos, controlar planes
de trabajo, enlace con la Administradora, responsable de las cobranzas y coordinar las reuniones de la Junta. Sin un contrato y
vulnerando el Código de Ética de Contador Público Art. 7, 8, 13 y 33. Fuente: Informe anual de gestión financiera 2011, Informe de
gestión 2011-2012, documentación, facturas, recibos, código de ética.
4.
La evasión del IVA pasó de un
5% anual al 48% con la nueva gerencia. Fuente: Documentación, facturas, cotizaciones, registro del SENIAT, Información
de A. Integral, presupuestos y cuadros analíticos
5.
Dos miembros de la Junta
junto con la Gerente Ejecutiva en 16 reuniones aprobar obras o conceptos, como se
evidencia en el libro de Actas. Incumpliendo los Art. 5.3, 5.4 y 5.5. Documento
de Condominio (DC). Fuente: Acta día 06/04/11,
13/04/11, 27/04/11, 04/05/11, 10/05/11, 18/05/11, 25/05/11, 01/06/11, 08/06/11,
15/06/11, 29/06/11, 06/07/11, 20/07/11, 27/07/11, 03/08/11, 31/08/11. (16 Actas
o reuniones).
6.
Dos copropietarios (Presidente
y Vicepresidente) aprobaron las obras de: oficina, depósito, cuarto de
control, cuarto de herramientas, riego, techos de entrada que luego
representarían un gasto superior a los Bs.480.000, Incluyendo la afectación de
pared maestra
para construir “puerta de acceso” para la oficina, eliminación de extractor y
ductos del sótano 2 (tenemos que gastar para
restablecerlo Bs. 250.000). Incumpliendo
con LPH, Documento de Condominio (DC), Normas COVENIN y Ordenanzas de los Bomberos.
Fuente: Ver facebook de Alto
Convento. Acta 06/07/11, LPH, Documento de Condominio, Norma COVENIN 644-78.
7.
Por ocho meses no se efectuaron
reuniones o se redactaron Actas de Junta, siguieron los gastos y obras. Incumplimiento Art. 5.3 (DC). Fuente: Libro de Actas folio 165 al 168 del 11 de septiembre 2011 al 30 de mayo
2012, Documento de Condominio, recibos y documentos.
8.
Se pagaron obras o trabajos
no realizados. Fuente: Presupuesto solicitado
a Cercas América Nº 3280 y 3280A, orden
de pago a Integral 02/02/12, circular enviada a la comunidad el 06/03/12, Presupuesto Nº 12 del 15/05/12 de Clemente
Mendoza por Bs. 32.420, orden de pago a Integral 03/07/12 por Bs.32.420,
Informe de gestión 2011-2012 colocando cerca como Inversión con avance del 10%,
fotos de la cerca, Acta del 05/11/12 autorizando por 3 miembros el pago de 10
facturas por más de Bs. 68.000 a un proveedor. El 16/05/12 factura 0149 por una
jaula para sistema de riego por Bs. 2.000. Presupuesto Nº 007 del 15/02/12 pagado
a Clemente Mendoza por la colocación de piezas de los baños de la oficina Bs.
5.500.
9.
Las obras inconsultas e
inconclusas representan más de Bs.800.000. Hoy
representarían más de Bs.2.800.000 (La inicial de un apartamento) Para su terminación
o demolición necesitamos una cifra similar. Respaldo: Documentos, facturas, recibos, presupuestos, cuadros
analíticos y evidencias físicas.
10.
Existen contradicciones entre
los informes presentados, minutas, cartas, avance de obras, inventario y recursos empleados. Se pagó por
el mismo concepto dos veces. Pagos por cotizaciones y sin facturas.
Fuente: Informe anual de gestión financiera enero-diciembre 2011 punto 4. Gastos
de Inversiones. Red de distribución eléctrica Bs. 114.038, iluminación
periférica Bs. 110.404, riego automatizado Bs. 96.886. No aparece oficina como
concepto. Informe de gestión 2011-2012 enero 2011-abril2012 del 16/05/12,
Distribución de costos de los trabajos realizados: iluminación periférica avance
80%, fecha de terminación: 25/07/12. Bs. 108.560 (Bajo de diciembre a mayo en
Bs.1.844), Potencia eléctrica avance 50%, fecha de culminación: 30/07/12 Bs.
35.000 (Bajo de diciembre a mayo en Bs. 79.038) aparece oficina con avance de
85%, fecha de terminación: 20/07/11 por Bs. 96.655.
Pago
doble:El 09/06/11 se solicita a Hidromateriales la cotización Nº 81909 por
Bs.7.044, el 10/07/11 se emite una orden de pago a Integral por Bs.7.044,
Integral elabora minuta Nº 9786 por Bs.7.044, el 14/06/11 Hidromateriales
elabora la factura Nº 916199 por Bs.7.044 por los mismos conceptos, el 15/07/11
se da orden de pago a Integral por la factura 916199 por Bs.7.044, el 16/07/11
se ordena de pago a Integral por Bs. 18.545 por compras a EPEX C.A. , empresa
relacionada a Hidromateriales. Integral emite minuta Nº 9967 por Bs.25.589
(7.044 + 18.545), en el recibo de julio 2011 en la pre facturación se ordena
dividir estas dos minutas (9786 y 9967) en tres cuotas 7.044 + 25.589 = 32.633/3 para reflejar en el
recibo Bs.10.877, se pagó Bs.7.044 conscientemente hasta septiembre 2011.
Pago por cotización e información incorrecta: El 31/08/11 se solicita cotizaciones 812880 y 812881 a
Hidromateriales que suman Bs.34.686. El 02/09/11 se da una orden de pago a
Integral por Bs.34.686 que indica: “con la finalidad de concluir el proyecto de sistema de riego automático”. El
07/11/11 la Gerente recibe el cheque, gran cantidad de materiales no aparecen y
no se entregó la factura pero se evidencia que algún material llegó por inventario,
en el Informe anual de gestión financiera del 2011 del 21 de diciembre 2011, se
indica que el sistema de riego automático tiene un avance del 80%, el Informe de gestión 2011-2012
del 16/05/12 el sistema de riego tiene un avance del 70%. En 02/09/11 estaba para
concluir, el 21/12/11 avance del 80%,
el 16/05/12 avance del 70%, hoy
estamos regando con la manguera de contra incendios y la obra a menos del 50% y sin gran parte de las piezas compradas. Fuente:
inventario, facturas, minutas.
11.
Existen 63 pagos sin soportes
o respaldados por cotizaciones o presupuestos, recibos o facturas que no cumplen los requisitos legales del SENIAT por más de Bs.
467.000 y evasión de Impuesto sobre la renta. Fuente: Todas las facturas de Metalúrgica Reyes Fuentes, elaboración interna, las facturas de Clemente
Mendoza, recibos de Margarita Acuña por
Honorarios Profesionales sin retención de impuesto y otros facturas.
12.
Desconocemos la ubicación de
más de 186 herramientas, equipos o materiales alta calidad,
que suman más de Bs.178.000. Se ubicaron 14 facturas de compras de conceptos
desconocidos y sin explicación. De febrero 2011 a mayo 2012 se compraron 3.2
km. de tubos (32 canchas de futbol) Se eliminaron o desaparecieron elementos operativos como: postes, lámparas, tuberías, bancos, llaves de paso, aspersores, mangueras,
extintor, ductos y extractor. Fuente: inventario entregado
Junta 2011-2012 y evidencias físicas. Facturas de la empresa EPEX y SOMERINCA
empresas relacionadas con Hidromateriales.
13. En tres oportunidades se solicito y no fueron entregados la
documentación de las obras o proyectos por parte de la
Junta 2012-2013 a la Junta 2011-2012. Fuente: Correspondencia enviadas 17 y 31/01/2013, reunión del
06/02/13.
14.
Obras o trabajos importantes no se le otorgó ninguna
importancia como el tanque hidroneumático de la Torre
Norte, modernización de ascensores, mejoras a la piscina, intercomunicadores y
controles de acceso. Fuente: recibos, documentos, evidencias físicas a la vista.
Nos
cuesta entender como copropietarios toman decisiones que involucran el bolsillo
y la inversión de otros sin informar y consultar. Existen
documentos, actas, minutas, facturas y análisis de todos los datos suministrados,
los más relevantes los presentaremos en la Asamblea. Lo más importante es sacar
aprendizaje de esta experiencia, identificar responsabilidades y garantizar
que no vuelva a ocurrir.
Junta
de Condominio 2014-2015 Caracas, 02 de junio del
2014
Definiciones:
Anteproyecto: es la
fase del trabajo en la que se exponen los aspectos fundamentales de las
características generales de la obra al objeto de proporcionar una primera
imagen global de la misma, establecer un avance de presupuesto y tomar una
decisión.
Proyecto: es el conjunto
de documentos (planos, memoria, etc.) mediante los cuales se define
el diseño de una obra de construcción
antes de ser realizada. Es el documento base sobre el que se desarrolla el
trabajo de los arquitectos, ingenieros y proyectistas de distintas especialidades.
Obra de construcción:
es el conjunto de tareas y recursos que permite la elaboración o remodelación de una estructura o edificación y requiere previamente un proyecto.
Trabajos y obras de la Junta de Condominio 2010-2011,
2011- 2012 Residencias Alto Convento.
La fuente de información procede de: Informe
Anual de Gestión Financiera enero-diciembre 2011 del 21 de diciembre del 2011,
El Informe de Gestión 2011-2012 para Asamblea del 16 de mayo del 2012,
facturas, documentos, presupuestos, cotizaciones, minutas, actas, inventarios,
cuadros analíticos y evidencias físicas.
1.
Sistema de distribución eléctrico trifásico
primario. El Informe de mayo
2012 indica: “50% completado, fecha
de terminación: 30 de julio del 2012”. De los 4 cajetines 1 tiene conexiones y
cables los demás están vacías esto representaría un 25 a 30%. Requería consulta
2.
Sistema de iluminación periférica del conjunto
(áreas comunes). El Informe
de mayo 2012 indica: “80% completado,
fecha de terminación: 25 de julio del 2012”. Requería consulta. La
Junta 2012-2013 compró las lámparas e instalo el sistema en un 50%.
3.
Sistema automático de riego. El Informe de diciembre 2011 indica “un
avance del 80%”, cinco meses después en el Informe
de gestión en mayo 2012 indica: “70%
completado, fecha de terminación: 25 de julio del 2012”. Falta 50% y cantidades de conceptos comprados
han desaparecido.
4.
Reparación de piscina. El Informe
de diciembre 2011 indica algo grave: …“la piscina presenta un hundimiento de un
lado y fuga de agua, ya se puede ver que ha cedido unos 12 cm. De las bombas de
la piscina, solo funciona una y el calentador esta desarmado. El cuarto de
bombas esta agrietado, el cableado eléctrico está en muy malas condiciones”… Se
desperdició 20.000 litros de agua a la semana durante 11 meses sin solución y
la Junta siguiente resolvió en tres semanas y la piscina está operativa. En el
informe de gestión de mayo 2012 no es tomado en consideración este trabajo y su avance es de 0% sin fecha de terminación.
5.
Sistema de calefacción de la piscina. Sin comentarios y ver información anterior de
la piscina.
6.
Sistema de cámaras. El Informe de mayo 2012 indica: “Se adquirió una
computadora laptop que será utilizada para recoger datos… cuando se instale el
sistema de cámaras” “cámaras e intercomunicadores (tubería ya instalada)”. Solo
existe la laptop que empleaba la Gerente Ejecutiva para su gestión diaria,
desconocemos de las tuberías y planos.
En el informe de gestión mayo 2012 no aparece ningún dato. Podríamos decir que
estamos en 0% de avance. Requería
consulta
7.
Sistema de intercomunicadores. Sin comentarios y ver información anterior de
las cámaras. La Junta siguiente resolvió en un 80% el problema, sin necesidad de
grandes cambios o tuberías nuevas.
8.
Aceras frente al túnel. Obra terminado. Desconocemos su propósito real o necesidad.
9.
Muro de contención en área de las barras. Obra terminada Requería consulta La Junta siguiente debió retomar los jardines por el estado de los
mismos en esta área.
10. Nuevas
cajas de FXB. El Informe de diciembre 2011 indica:
“cuatro empleados de la CANTV instalaron el cable necesario para hacer el
cambio de pares a la nueva caja”. Podemos observar que estamos empleando la
caja vieja y la nueva desconocemos en que porcentaje. En el Informe de mayo
2012 no aparece información, ni avance. Requería
consulta
11. Cambio
de lámparas de pasillos. Trabajo
terminado. Buena calidad y
trabajo.
12. Cambio
de lámparas de los estacionamientos. El Informe de diciembre 2011
indica: “Hemos cambiado el 65% de
las lámparas obsoletas y dañadas de los estacionamientos” En el informe de mayo
2012 no se indica nada de este trabajo. Los sótanos tienen 138 lámparas de las
cuales el 80 son viejas y 58 son nuevas, algunas ya dañadas. El porcentaje de lámparas cambiadas
es 42%.
13. Reconstrucción
de la oficina. El Informe de diciembre 2011 indica: “La
oficina administrativa tiene un avance del 80%.
Sólo falta instalar la cerámica y las lámparas (compradas)” El informe de mayo 2012 indica un
estado de 85% completada, fecha de
culminación: 20 de julio del 2012. La oficina está abandonada. Se requiere un
gastó superior a Bs. 300.000.
14. Apertura de puerta de acceso oficina hacia el sótano 2. El Informe diciembre 2011 indica: “Era
necesario abrir una nueva puerta de
acceso por seguridad ya que la oficina sólo contaba con una entrada y
salida…” Para construir esta “puerta de acceso” desmontaron el sistema de
ventilación (ductos y extractor) del sótano 2, tumbaron 2,40 m2 de la pared
maestra o estructura (ver Facebook de Alto Convento). Contradiciendo Ley de
Propiedad Horizontal, Documento Condominio, Normas COVENIN y Ordenanzas
Municipales. Requería consulta
15. Reconstrucción
de depósito general. Ver información punto 13 Oficina. Se empleaba la sala de reuniones del sótano 1
de la torre Sur como depósito y área de trabajo. Se requiere un gasto de Bs.60.000.
16. Ampliación
de aceras, jardineras y escalera de acceso a oficina. . El Informe diciembre 2011 indica, “…además de facilitar el acceso de propietarios y proveedores que se dirigían a la oficina.”
Se construyo aceras, jardineras y escaleras, también una “puerta de acceso” por
el sótano 2. Requería consulta.
17. Retirar
los tableros y breakers de las conserjerías. El Informe
diciembre 2011, trabajos para realizar el próximo año en el punto 20, se indica
que estaba comprado el breaker principal y cajas. El informe de mayo 2012 no aparece ninguna información,
desconocemos la ubicación del breaker principal y de las cajas, como el avance
de este proyecto y cuanto se gastó.
Falta proyecto.
18. Cambios
de tuberías de tanques de las dos torres. El Informe
diciembre 2011. Trabajos para realizar el próximo año, en el punto 22. Se
efectuó una reparación en el tanque de la torre Norte, tenemos en los dos
tanques botes y no se han cambiado las tuberías.
19. Sustitución
del tanque de la torre Norte. El
Informe diciembre 2011. Trabajos para realizar el próximo año, en el punto 22,
se indica: “sustituir el tanque de la torre norte” Esta en las mismas
condiciones del 2009 o peor.
20. Arreglo
general de la caseta de vigilancia. El Informe diciembre 2011.
Trabajos para realizar el próximo año, en el punto 5, se indica:”Arreglo
general de la caseta de vigilancia”. Se efectuaron algunos trabajos siempre con
los mismos proveedores. La Junta actual impermeabilizo y colocó cerámica al
techo.
21. Forrar
terreno con tela de gallinero para evitar erosión. El Informe diciembre 2011, se avanzó en algunos
lugares.
22. Sistema
de comunicación con radios profesionales de largo alcance. Comprados. El Informe
diciembre 2011, se indica:”estos radios tienen un alcance que va desde Los
Teques hasta el CC Buenaventura en Guatire por lo que podemos estar comunicados
aún fuera de las residencias” Se gastó más de Bs. 32.000.
23. Sistema
de lámparas de emergencia nuevo. El Informe diciembre 2011,
se indica:”Instalar lámparas de emergencia (están pedidas al proveedor)” No se
instalaron se compraron 30 lámparas se entregaron 25 lámparas a la Junta
siguiente.
24. Instalación
de lámparas de hall de entrada. El Informe diciembre 2011, se indica como
punto 18. Se compraron lámparas
sobredimensionadas y no se instalaron. Seguimos con las mismas de toda la vida.
25. Problema
de filtración de azoteas. El Informe diciembre 2011, se indica:
“Problemas de las azoteas por instalación de aires acondicionado, acumulación
de basura (tubos, latas de pintura, chatarras, cables)” La
Junta 2012- 2013 impermeabilizo las azoteas.
26. Eliminación
de parrillera e instalación de nueva. El Informe diciembre 2011, se indica como punto 27 “La parrillera está
en muy mal estado y a punto de caerse… evaluar otro lugar para una nueva
parrillera”. La
parrillera no presenta grietas y no se ha caído, desaparecieron los implementos, rejilla,
bandeja y tuberías.
27. Sistema
de cierre de puertas principales. El Informe diciembre 2011,
se indica: “una vez instalada le haremos llegar a cada propietario su
respectiva llave”. Desconocemos el avance de este trabajo.
28. Colector
de aguas pluviales. . En
Informe de gestión mayo 2012, se indica que están terminados. La
Junta siguiente tuvo que arreglar este trabajo con el de la piscina.
29. Cerca
perimetral de seguridad con calle Rep. Dominicana. El Informe de gestión mayo 2012, indica: “10% en proceso
de construcción, fecha de terminación 31/05/2012”. Cambiaron a un muro
encofrado de 19,20 m., no existe cerca ni muro. Se pagó más de Bs. 73.000. La
Junta siguiente reforzó cerca de la calle Bs.25.400.
30. Muro encofrado y vaciado 19,20m.x 1,80m. Se le pagó a Clemente Mendoza la fabricación y no se ejecuto la obra. Ver
punto anterior de la cerca perimetral. Requería
consulta
31. Cuarto
de control para sistema de seguridad y cuarto anexo para almacenamiento de
herramientas. En Informe de
gestión mayo 2012, junto con la oficina se indica que estos cuartos están en un
“85% completado con fecha de terminación 20/07/2012”. Están en igual estado que
la oficina y depósito.
32. Escalera
elevada. No aparece en ningún
informe o Acta de reunión de Junta de Condominio. Profesionales del área
indican que tiene fallas de diseño y construcción, recomiendan su demolición. Requería consulta
33. Jaula
para sistemas de bombas para riego. Pagada a Metalúrgica Reyes Fuentes y no está terminada. Requería consulta
Fuente:
Informe de Gestión Financiera enero-diciembre 2011 del 21 de diciembre del
2011. Informe de Gestión 2011-2012. Pagos efectuados a Clemente Mendoza,
factura de Metalúrgica Reyes, facturas varias, minutas, actas, cotizaciones,
presupuestos y recibos.
